Quanti utenti prevede ogni piano, come si crea un utente e perché il primo controllo da fare riguarda i permessi: ogni nuovo utente nasce con l'accesso completo. Con la differenza fra utente e agente e l'ordine giusto di configurazione.
#utenti #agenti #permessi #gruppi #configurazione
Aggiungere una persona a Goose è questione di un minuto. Il punto delicato viene subito dopo, e riguarda cosa quella persona può vedere, perché l'impostazione predefinita è la più permissiva possibile.
Il numero di utenti configurabili dipende dall'abbonamento attivo. Un account Basic arriva a 5 utenti, un account Plus a 20. Dal Pannello di Amministrazione, nella sezione Utenti, si può in qualsiasi momento aggiornare il tipo di account o aggiungere utenti.
Vale la pena contarli prima di iniziare la configurazione: scoprire il limite a metà dell'inserimento della rete è fastidioso, e capita.
La creazione avviene dal Pannello di Amministrazione accessibile online, non dall'app.
I campi richiesti sono quattro, tutti obbligatori: Nominativo, Username, Password e Codice Utente. Il codice utente è l'identificativo con cui la persona viene riconosciuta dal sistema, e conviene sceglierlo con un criterio leggibile fin dall'inizio: cambiarlo dopo, quando è già associato a ordini e attività, è scomodo.
Dallo stesso pannello si può attivare o disattivare un utente in qualsiasi momento. È la strada corretta quando un collaboratore lascia l'azienda: disattivare, non cancellare, così lo storico dei suoi ordini resta consultabile.
Ogni nuovo utente viene assegnato automaticamente al gruppo Amministratori, il gruppo predefinito che ha accesso e tutti i permessi su ogni modulo del sistema.
Significa che l'agente appena inserito, finché non intervenite, vede i listini di tutti, le anagrafiche di tutti, le provvigioni di tutti.
Non è un difetto: è un'impostazione di partenza che serve a non bloccare nessuno durante la configurazione. Ma è anche il passaggio che viene dimenticato più spesso, e in una rete con agenti plurimandatari o con zone assegnate è esattamente ciò che non volete.
Il primo controllo dopo aver creato un utente, quindi, è il gruppo a cui appartiene.
Il Pannello di Amministrazione crea l'utente; la configurazione fine si fa dall'App, nella sezione dedicata agli utenti accessibile dal menù laterale.
Aprendo la scheda del singolo utente si può modificare il gruppo di appartenenza, assegnare l'utente a un agente, impostare la lingua preferita e intervenire sui permessi.
I permessi sui moduli di Goose sono gestiti dal gruppo, non dal singolo utente. È una differenza importante nella pratica: invece di configurare venti persone una per una, si definiscono i gruppi che rispecchiano i ruoli reali dell'azienda, cioè agenti, capi area, amministrazione e back office, e poi si assegnano le persone.
Quando entra un collaboratore nuovo, la configurazione è una scelta dal menù a tendina invece di venti spunte.
È la distinzione che confonde di più all'inizio, e conviene chiarirla.
L'utente è chi accede al sistema: ha username, password e permessi. L'agente è un'entità commerciale, a cui sono associati clienti, zone, famiglie di prodotto e provvigioni.
Si collegano fra loro assegnando l'utente a un agente. Ed è una relazione che serve davvero: un back office può essere un utente senza essere un agente, e un agente può avere più utenti, per esempio se un suo collaboratore inserisce gli ordini al posto suo.
Per una rete di una certa dimensione, la sequenza che fa risparmiare più tempo è questa:
Prima si definiscono i gruppi che corrispondono ai ruoli reali. Poi si creano gli agenti con zone e famiglie di prodotto. Solo alla fine si creano gli utenti, assegnandoli al gruppo e all'agente giusti.
Farlo nell'ordine inverso, utenti prima e struttura dopo, significa tornare su ogni scheda una seconda volta.
La documentazione completa è nella guida alla gestione utenti.
Pubblicato il 29/09/2026