È la prima cosa che si fa aprendo un sistema nuovo, ed è anche la prima che può andare storta: portare dentro le anagrafiche che avete già. Nessuno ha voglia di reinserire a mano quattrocento clienti, e nessuno dovrebbe.
Goose offre due strade diverse, e la differenza fra le due è molta. Quasi tutti partono da quella più complicata perché è la più visibile.
Nel Pannello di Amministrazione online, cliccando su GESTISCI in corrispondenza del vostro Account Code, c'è il tab Import. Al suo interno la voce Importazione facilitata tramite Modello Excel.
Funziona così: si scaricano i modelli già predisposti, si riempiono con i propri dati, si ricaricano. Nessuna mappatura di campi, nessuna scelta di tabelle.
Ma il motivo vero per preferirla è un altro, e non è evidente: l'importazione da modello crea anche tutti i dati collegati: tabelle di classificazione, zone, agenti, famiglie, marche. Se nel vostro file c'è una colonna con la zona di competenza, le zone vengono create. Se c'è la famiglia di prodotto, viene creata quella.
Con l'altra procedura quelle tabelle vanno preparate prima, a mano, una per una. È la differenza fra mezz'ora e un pomeriggio.
Se state configurando Goose per la prima volta, usate questa. Vale sia per i clienti sia per i prodotti.
La seconda procedura serve quando il file arriva da un gestionale esistente e ha una struttura sua, che non si vuole rimaneggiare per farla entrare nel modello.
Si accede dopo l'autenticazione sul proprio database, si allega il file e si sceglie la tabella di destinazione. Per potenziali, clienti e fornitori la tabella è CON_TRO: è l'anagrafica unica dei contatti, e la distinzione fra potenziale, cliente e fornitore avviene tramite due campi di spunta; impostare a 1 il campo corrispondente indica che il contatto è un cliente.
È una differenza che conta anche dopo: un potenziale che diventa cliente non va reinserito, cambia soltanto la spunta, e tutto lo storico di offerte e attività resta attaccato alla stessa scheda.
Caricato il file, si arriva alla schermata di associazione dei campi: a sinistra i campi di Goose, a destra quelli rilevati nel vostro file. È il passaggio che richiede attenzione, ed è anche quello che il modello Excel vi risparmia.
Se usate la seconda strada con un CSV, c'è un dettaglio che fa fallire buona parte delle importazioni al primo tentativo.
Il CSV elaborato da Goose richiede che i campi siano separati da virgola.
Sembra ovvio, ma non lo è: Excel, sui sistemi italiani, salva i CSV usando il punto e virgola come separatore predefinito. Se esportate da Excel e caricate senza guardare, il sistema legge una colonna sola e l'importazione non va a buon fine, senza che sia chiaro perché.
Quando salvate da Excel scegliete esplicitamente la virgola come divisore di colonne, oppure aprite il file con un editor di testo e verificate che la prima riga contenga virgole.
Oppure evitate il problema: Goose accetta anche il formato Excel nativo, xls e xlsx. Se il file nasce in Excel, caricatelo così com'è.
Nella schermata di caricamento c'è un flag: “intestazioni presenti su prima riga del file”.
Serve a dire al sistema che la prima riga contiene i nomi delle colonne, come Ragione Sociale, Telefono e Partita IVA, e non il primo cliente. Se lo dimenticate, il vostro primo cliente diventa un'intestazione e sparisce.
È l'errore più difficile da notare: l'importazione riesce, ma con un record in meno.
Mezz'ora di pulizia fa risparmiare giorni di correzioni. Quattro controlli che valgono sempre:
Una colonna per informazione. Se indirizzo, CAP e città stanno in un campo unico, separateli: dopo serviranno per le ricerche per zona e per il geotagging.
Partita IVA e codice fiscale senza spazi né prefissi. Sono i campi su cui si riconoscono i duplicati.
Eliminate righe vuote e totali. Un file esportato da un gestionale spesso finisce con una riga di riepilogo, che diventerebbe un cliente fantasma.
Fate una prova con dieci righe. Se qualcosa non torna, avete dieci record da sistemare invece di quattrocento.
I contatti importati sono schede a tutti gli effetti: da lì in avanti accettano attività, offerte, ordini e geotagging come qualsiasi anagrafica inserita a mano.
Il passo successivo, se lavorate con una rete vendita, è assegnare i contatti agli agenti di competenza. Ma quella è un'altra procedura, e la vediamo in un altro articolo.
La documentazione completa della procedura, con le schermate, è nella guida all'importazione contatti.